Tổ chức sự kiện ở xa không phải là điều đơn giản

Với những công ty tổ chức sự kiện có địa bàn hoạt động trên khắp cả nước thì không tránh khỏi những chuyến công tác xa, những sự kiện tổ chức ở một tỉnh thành khác. Với những đơn vị chưa có nhiều kinh nghiệm thì quả là không ít khó khăn. Câu hỏi được đặt ra là làm thế nào để khắc phục được những vấn đề đó? Chúng ta cùng tìm hiểu nội dung này xem sao nhé.

Tổ chức sự kiện ở xa chẳng dễ dàng

Với những địa điểm xa thì vấn đề đầu tiên đó chính là việc phải đi lại và thiếu thốn các cơ sở vật chất để trang bị cho sự kiện. Đó có thể là mất nhiều thời gian hơn và chi phí tốn kém khi phải di chuyển các trang thiết bị cồng kềnh… Không chỉ vậy, văn hóa mỗi vùng miền sẽ khác nhau, để sự kiện diễn ra một cách thành công thì người tổ chức cần phải có những cuộc khảo sát trước đó. Nếu không chuẩn bị sớm thì rất có thể bạn sẽ bị rơi vào tình trạng nước sôi lửa bỏng, thậm chí là giảm hình ảnh công ty bởi sự không chuyên nghiệp của mình.

Làm thế nào để khắc phục khi đi xa tổ chức sự kiện

Có nhiều phương án để bạn có thể hạn chế những bất lợi khi “đem chuông đi đánh xứ người”, sau đây là một số gợi ý dành cho bạn

Hạn chế sử dụng nhân sự của công ty

Đừng tốn chi phí và thời gian để đưa tất cả ekip tới nơi tổ chức sự kiện, hãy tận dụng nhân sự ở địa phương. Tất nhiên là với những nhân sự chủ chốt thì bạn phải dùng người của công ty mình, còn với những công việc phổ thông thì dùng nhân sự tại nơi có sẵn là tốt hơn. Thậm chí những người tại địa phương sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều vì họ biết rõ nơi tổ chức sự kiện hơn bạn.

Không cần đem cả đội văn nghệ tới nơi tổ chức sự kiện

Một kinh nghiệm là bạn nên lựa chọn đội văn nghệ tại địa phương, nó không tệ chút nào đâu. Bạn có thể nhờ nhân sự tại địa phương hướng dẫn thuê tại các nhà văn hóa thiếu nhi hoặc cung văn hóa…. Bạn cứ yên tâm giao cho họ chuẩn bị cả về kịch bản và trang phục.

Tại sao không bắt tay hợp tác với công ty sự kiện địa phương

Ưu điểm chính nhất của đó chính là am hiểu thị trường. Tất cả những việc thuê mướn tại địa phương thông qua họ sẽ giúp bạn có chất lượng dịch vụ tốt hơn. Tuy nhiên có thể bạn sẽ phải mất một khoản phí dịch vụ nho nhỏ khi hợp tác với đa số các công ty tổ chức sự kiện địa phương.