Để kiểm soát rủi ro trong sự kiện bạn nên làm gì?

Rủi ro là điều không thể tránh trong bất cứ việc gì mặc dù bạn không hề muốn trong tổ chức sự kiện cũng thế. Vì thể để hạn chế thấp nhất những tình huống xấu nhất có thể xảy ra việc thiết yêu chúng ta nên làm đó là tiến hành kiểm tra phát triển kế hoạch quản lý sự kiện. Điều đó liên quan đến việc bạn phải xem xét tất cả các rủi ro có thể xảy đến để đưa ra một kế hoạch đối phó với nó để không gây ra thiệt hại cho người hoặc cho tổ chức.Việc bạn nên đ\làm đó là:

 Thứ nhất: Nên kiểm tra các địa điểm tổ chức sự kiện

Ở trường hợp này có 2 tình huống có thể xảy ra: Thứ nhất có thể địa điểm này bạn đã từng sử dụng qua rất nhiều lần nhưng ở  trường hợp này, vẫn cần phải quản lý rủi ro bằng cách bạn cần phải xác định và đánh giá những rủi ro có thể xảy ra kể từ lần cuối cùng bạn sử dụng nó.

Tình huống thứ hai có thể xảy ra đó là bạn chưa bao giờ đến địa điểm này. Trong trường hợp này, bạn nên đến địa điểm để xem xét đánh giá và xác định các nguy cơ và rủi ro có thể xảy ra.

 Thứ 2: Học hỏi kinh nghiệm từ những sự kiện trước đó.

Mặc dù không thể  xác định rủi ro có thể xảy đến, nhưng xem các sự kiện tương tự là rất hữu ích. Ví dụ như trong các sự kiện thể thao quan sát có thể cung cấp kiến ​​thức về hành vi của khán giả và người chơi hơn thế nữa kiểm soát đám đông là một yếu tố thiết yếu trong quản lý sự kiện thể thao. Các nhân viên sự kiện  đòi hỏi cần phải có khả năng phản ứng nhanh chóng khi có vấn đề xảy ra

 Thứ ba: Một số vấn đề liên quan đến quản lý sự kiện

Các nhà quản lý sự kiện phải đảm bảo rằng phải đầy đủ các trường hợp khẩn cấp như:  chấn thương hoặc bệnh nặng của người chơi hoặc khán giả, hỏa hoạn, đe doạ bom mìn, rối loạn đám đông và điều kiện khí hậu như sét, mưa xối xả, lũ lụt …

Yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quản lí sự kiện đó là có sự hỗ trợ của nhân sự để công việc của họ được thực hiện một cách hiệu quả nhất.Mặc dù an toàn là vấn đề được đặt lên hàng đâu nhưng cũng còn có một số vấn đề đáng quan tâm nữa bao gôm: Quản lý về tiền mặt, phục vụ và vệ sinh thực phẩm, thu gom rác thải, sắp xếp của đối thủ, hạn chế truy cập vào một số khu vực nhất định, đến và chào đón các vị quan khách thăm viếng, thông báo bằng loa trong sự kiện, tặng phân phối hoặc tự do ăn uống, tặng thưởng và gây quỹ.

 Thứ tư: Quản lý và đào tạo nhân sự

Việc cung cấp đào tạo cho nhân viên sự kiện là một yếu tố quan trọng trong quản lý rủi ro. Điều đó có nghĩa là tất cả nhân viên sự kiện đều biết mình phải làm gì và không nên làm gì trong bất kì tình huống nào xảy. Vì thế quản lý sự kiện cần có các cuộc họp với nhân viên sự kiện, riêng lẻ hoặc theo nhóm, để xác định kiến ​​thức về công việc của họ.