Hạn chế tối đa rủi ro bằng sự chuẩn bị kỹ lưỡng

Một trong những vấn đề quan trọng đối với người làm tổ chức sự kiện đó chính là kinh nghiệm, trong kiểm soát rủi ro cũng vậy, kinh nghiệm cần được tích lũy theo năm tháng. Tuy nhiên, không phải lúc nào và chúng ta cũng không nên cứ mắc sai lầm rồi mới biết đến cách khắc phục. Hãy chuẩn bị thật kỹ cho trường hợp có bất ngờ xảy ra.

Những sự kiện tượng tự cho bạn kinh nghiệm xử lý

Đúng là không có phương pháp xác định rủi ro, nhưng xem các sự kiện tương tự là rất hữu ích. Nhất là trong các sự kiện như thể thao, tại đây bạn có thể quan sát để có một số kiến thức về hành vi của khán giả và người chơi.

Tương tự, trong các sự kiện có nhiều người tham gia và diễn biến của sự kiện sẽ ảnh hưởng đến thái độ của khán giả thì việc kiểm soát đám đông là một yếu tố thiết yếu trong quản lý sự kiện. Nhân viên tổ chức sự kiện phải có những phản ứng nhanh, chính xác để hạn chế tối đa các tình huống xấu, thậm chí là bạo lực tại sự kiện.

Một số công tác tổ chức cần thiết phải chú trọng

Những trường hợp bất ngờ như chấn thương, hỏa hoạn, đe doạ bom mìn, rối loạn đám đông… của người chơi và khán giả. Hoặc là những vấn đề về tự nhiên mà chúng ta cũng không thể biết trước như thời tiết và khí hậu… Do đó, các nhà quản lý sự kiện phải đảm bảo rằng thủ tục quản lý sự kiện được thực hiện bao gồm đầy đủ theo quy trình cho trường hợp khẩn cấp.

Dẫu biết rằng, mức độ chu toàn của các phương án rủi ro còn phụ thuộc vào yếu tố ngân sách, tuy nhiên nó là vấn đề an toàn nên cần phải được coi trọng hàng đầu. Bên cạnh đó thì cần có các thủ tục khác làm giảm rủi ro cho sự sinh lợi của sự kiện và danh tiếng của tổ chức. Cụ thể là về nội dung phục vụ và vệ sinh thực phẩm – đây là vấn đề cần quan tâm hơn hết, thiết lập sự hạn chế truy cập đối với một số khu vực nhất định, tặng phân phối hoặc tự do trong qua trình ăn uống, chào đón những người tới tham dự, truyền tải các thông báo bằng loa trong thời gian diễn ra sự kiện, Tặng thưởng và gây quỹ, thu gom các loại chất thải…

Chuẩn bị tốt về nhân sự

Cũng như những vấn đề quản lý khác, trong quản lý rủi ro cũng đề cao yếu tố con người, do đó việc đào tạo hướng dẫn cho đội ngũ nhân sự, kể cả helper và tình nguyện viên là điều phải quan tâm. Giả sử rằng mọi người đã đọc các hướng dẫn về xử lý trong trường hợp khẩn cấp thì bạn vẫn nên có các cuộc họp với nhân viên sự kiện, riêng lẻ hoặc theo nhóm tùy thuộc tính chất của nội dung truyền đạt, để xác định kiến ​​thức về công việc của họ là như thế nào, tránh việc lúng túng khi có tình huống xảy ra.