Khi đưa đón khách mời tham gia sự kiện bạn nên lưu ý những gì?

Việc đưa đón khách mời tham gia sự kiện là một việc hết sức quan trọng đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải làm rất nhiều việc, vì nếu muốn để lại ấn tượng với khách mời thì bạn cần thực hiện tốt từ việc đưa đón họ. Tuy đây là công việc đơn giản nhưng có thể để lại ấn tượng tốt về bạn với khách mời cho đến việc đánh giá phong cách làm việc chuyên nghiệp của bạn. Để thực hiện tốt việc đưa đón khách mời tham gia sự kiện bạn nên lưu ý những vấn đề sau đây.

Xác định đối tượng khách mời tham gia sự kiện

Sau khi đã xác định được đối tượng khách mời của bạn là ai thì bạn nên tiến hành tìm hiểu xem họ sẽ đi từ địa điểm nào đến địa điểm nào. Trong quá trình vận chuyển khách mời đến địa điểm tổ chức sự kiện bạn nên lưu ý các vấn để thường hay xảy ra như giờ cao điểm, hoặc tránh các con đường hay bị tắc nghẽn giao thông hơn nữa là đảm bảo an toàn cho khách mời. Khi đó khách hàng sẽ thấy được tính chuyên nghiệp trong phong cách làm việc của bạn hơn nữa còn đảm bảo các khách mời đến tham gia đúng thời gian tổ chức sự kiện.

Xác định địa điểm tập kết nơi ăn ở của khách tham dự

Bạn nên xác định địa điểm tập kết của khách mời là ở đâu và họ sẽ ăn ngủ ở chỗ nào. Nếu khách mời của bạn tập trung tại một địa điểm để tới nơi tổ chức thì bạn có thể dễ dàng đưa đón hơn vì thời gian đã thống nhất với nhau. Nếu có thể bạn hãy kết hợp những đoàn xe có màu sắc riêng thì bạn sẽ tạo được ấn tượng với khách mời tham dự sự kiện.

Nếu khách mời không ở chung một chỗ mà phân tán ở nhiều khu vực khác nhau thì cần tổ chức vận chuyển theo các đoàn, mỗi đoàn hoặc một số đoàn phải cử nhân viên phụ trách trực tiếp đưa đón, hướng dẫn cũng như phục vụ khách mời một cách chu đáo nhất đừng để khách mời phàn nàn về dịch vụ của bạn.

Trên quãng đường vận chuyển từ nơi tập đến nơi tổ chức sự kiện bạn có thể đem đến sự thích thú cho khách mời bằng cách tạo ra các trò chơi hoặc có thể đưa ra các thông tin đặc biệt, các chi tiết thú vị về sự kiện để tạo không khí hào hứng, vui nhộn trước khi bước vào sự kiện, tạo cho họ ta sự cởi mở thân thiện. Đó cũng là yếu tố quan trọng không nhở đưa sự kiện tới thành công tốt đẹp.