Kinh nghiệm làm sự kiện nội bộ công ty

Để tăng tính đoàn kết cũng như giảm căng thẳng mệt mỏi cho nhân viên, ngày nay các doanh nghiệp thường tổ chức các sự kiện nội bộ tại công ty như hội thao, ngày hội an toàn lao động, vui chơi giải trí,…Bạn là người được giao nhiệm vụ làm sự kiện ấy tại công ty nhưng bạn không phải là nhân viên tổ chức sự kiện. Để sự kiện của bạn không có sai sót khi đang tổ chức bạn cần học hỏi một số kinh nghiệm sau:

  1. Nếu có cơ hội hãy tận dụng kiến thức từ những những người làm sự kiện chuyên nghiệp

Những người làm sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp ích bạn rất nhiều. Vì vậy, nếu bạn có quen biết người làm nghề tổ chức sự kiện thì hãy tận dụng kiến thức mà họ cung cấp. Những kiến thức ấy sẽ góp phần sự thành công cho sự kiện nội bộ của bạn. ví dụ họ có thể tư vấn cho bạn thời gian địa điểm tổ chức, nội dung chương trình sao cho phù hợp với sự kiện mà bạn đang muốn làm. Ngoài ra, họ còn có thể cung cấp cho bạn một số nhà cung cấp giá rẻ mà bình thường, nếu tự tìm bạn sẽ không thể có mức giá ấy.

  1. Tham khảo những người đã làm sự kiện trước đó tại công ty bạn

Ví dụ công ty bạn giao cho mỗi phòng ban sẽ thay phiên nhau tổ chức hội thao cho công nhân viên. Và hội thao sắp tới là đến phòng của bạn đứng ra tổ chức. Thì việc đầu tiên bạn cần làm là nên dùng viết và sổ ghi chú lại các ý kiến mà người làm trước đưa ra để học hỏi kinh nghiệm đồng thời tránh các các đề xuất đã từng thực hiện trước đó nhưng không mang tính khả quan.

  1. Lên kế hoạch chi tiết và dự trù kinh phí

Kế hoạch càng chi tiết thì thiếu sót càng ít sẩy ra. Kể cả những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và rất nhiều kinh nghiệm thì lúc nào họ cũng phải lập kế hoạch chi tiết. Dựa vào bản kế hoạch đó bạn phải dự trù được kinh phí cần thực hiện.

Một số công ty có thể cấp nguồn kinh phí nhất định để tổ chức thì bạn phải dựa vào nguồn kinh phí đó và lên kế hoạch chi tiết cũng như phân bổ ngân sách cho từng hạng mục.

  1. Bạn cần lặp một danh sách những việc làm cụ thể

Danh sách những việc làm cụ thể này sẽ giúp bạn không quên những việc cần phải làm trong sự kiện.  Hoặc có những việc bạn sực nhớ ra mà trước đó bạn quên, hãy nhanh chóng ghi vào sổ hay giấy note, dể ở chỗ dễ nhìn thấy và kịp thời bổ sung tránh thiếu sót.

  1. Chương trình dù lớn hay nhỏ thì bạn cũng nên lặp cho mình một kịch bản hoàn chỉnh

Kịch bản chương trình không những giúp bạn theo sát chương trình của mình mà còn giúp cho những người làm chương trình cùng bạn như bên âm thanh , ánh sáng, lễ tân điều chỉnh công việc theo kịch bản một cách chính sác nhất.

  1. Phân công công việc hợp lý

Việc phân công công việc hợp lý là một yếu tố vô cùng quan trọng gips chương trình thành công hơn. Bạn nên phân công theo từng đầu công việc cho thật rõ ràng để dễ kiểm soát trong chương trình. Đồng thời dựa vào khả năng của mỗi người mà phân công đúng công việc cho họ, tránh phân 2 người cùng phụ trách một hạng mục vì họ sẽ không thống nhất ý kiến hoặc đùn đẩy lẫn nhau.