Kinh nghiệm quản lý PG trong tổ chức sự kiện đạt hiệu quả

Khi bước vào tham dự một sự kiện điều đầu tiên bạn nhìn thấy có lẽ là lễ tân hay còn được gọi là PG, vì nó quyết định bộ mặt của sự kiện nên bạn nên đặc biệt lưu ý đến vấn đề này. Để tổ chức được một sự kiện bạn phải làm rất nhiều việc trong đó bao gồm việc quản lý PG.

Nhưng bạn đang lo lắng không biết phải làm sao để quản lý PG đạt hiệu quả hơn nữa còn phải dự phòng những phương án để sử dụng lúc cần để đảm bảo sự kiện vẫn diễn ra theo đúng tiến độ. Dưới đây là một số việc bạn cần làm để quản lý PG đạt hiệu quả.

Tiến hành training – Huấn luyện kỹ năng:

Vì những nhân viên làm PG (lễ tân) thường là nhân viên bán thời gian nên sẽ luôn có sự thay đổi và đội ngũ nhân sự không được cố định, vì thế hầu như sự kiện nào cũng có sự xuất hiện của người mới. Vì thế để đảm bảo tất cả các nhân viên đều nắm được những kỹ năng cần thiết thì việc tổ chức một buổi training là vô cùng quan trọng.

Bên cạnh việc huấn luyện những nhân viên mới thì cũng có nhân viên đã từng làm và có nhiều kinh nghiệm nhưng qua buổi huấn luyện này họ biết được vai trò và trách nhiệm của họ đối với công việc được giao, từ đó đảm bảo tính kỷ luật luôn được tuân thủ.

Quản lí số lượng PG

Khi thuê PG người tổ chức sự kiện nên thuê số lượng nhiều hơn số lượng đã dự bị trước đó với khách hàng từ 1 đến 2 PG tùy theo sự kiện và quy mô sự kiện mà tính số lượng PG dự bị phù hợp. Khi đã có số lượng dự bị khi đó bạn có thể chủ động khắc phục những tình huống xấu có thể xảy ra với PG làm ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.

Với các tình huống sau đây: Khi di chuyển PG bị kẹt xe, hư xe hoặc lạc đường, có một số trường hợp PG xin nghỉ đột xuất ngày thời điểm trước khi sự kiện được diễn ra hoặc các sự cố liên quan đến trang phục hoặc lí do tế nhị khác.

Quy định thời gian và đồng phục cho PG

Trong hầu hết các sự kiện thì PG phải luôn có mặt trước khi sự kiện bắt đầu khoảng 1 tiếng điều này giúp bạn có thể xử lí được tình huống nếu đột nhiên có bạn nào báo lại bị sự cố, không đi làm được, đến trễ….người tổ chức sự kiện phải luôn kiểm tra kỹ lưỡng đồng phục của PG trước ngày sự kiện bắt đầu phải đảm bảo không bị lỗi như: hư dây kéo, sút chỉ, mất nút, áo bị lủng, dính bẩn…..