Kinh nghiệm quản lý traffic flow tại sự kiện quy mô lớn

Traffic flow có thể hiểu là luồng di chuyển, trong ngành tổ chức sự kiện thì đây là thuật ngữ chỉ việc di chuyển của các phương tiện và con người tại khu vực sự kiện. Tưởng chừng như đây chỉ là một việc nhỏ nhưng nếu bạn không xử lý tốt sẽ ảnh hưởng lớn đến sự kiện, nhất là đối với những tình huống rủi ro tại các sự kiện đông người tham dự. Vậy làm thể nào để quản lý luồng di chuyển hiệu quả tại sự kiện? Dưới đây là một số kinh nghiệm để bạn tham khảo.

Sắp xếp không gian tổ chức sự kiện phù hợp

Bạn hãy làm sao cho những người tham dự sự kiện tập trung ở khu vực trung tâm diễn ra sự kiện đông người, những khu vực “hậu trường” cần hạn chế những người không có phận sự. Một trong những công việc quản lý traffic flow đó là sắp xếp đám đông tại khu vực lối vào. Nêu sự kiện đông người tham dự và quy mô lớn bạn không nên chỉ bố trí một cổng soát vé hoặc cửa ra vào. Một đám đông xếp hàng dài bất tận từ cửa vào ra đến tận cửa bãi giữ xe sẽ khiến người tham dự hết sức mệt mỏi và mất kiên nhẫn. Nhưng tình trạng đám đông vây quanh một cách mất trật tự tại khu vực ra vào lại càng là thảm họa đối với những người tổ chức sự kiện.

Vậy giải pháp là như thế nào? Có một gợi ý là bạn có thể sắp xếp thêm bàn check in hay phân luồng theo kiểu zig zag giống trong rạp phim, sân bay… tạo cảm giác thoải mái hơn khi chờ đợi và họ có thể biết được lượng khách mời ở đang xếp hàng phía trước mình.

Bố trí traffic flow phù hợp với nhân sự sẵn có

Bạn cũng phải chuẩn bị nơi để gửi xe trong những sự kiện đông người, nhân viên hướng dẫn chỗ để xe. Đối với những sự kiện phải gửi xe bên kia đường thì phải có phân người quản lý, tránh tình trạng khách tự ý đi qua lại gây mất trật tự giao thông và nguy hiểm cho bản thân những người tham dự.

Văn hóa cũng ảnh hưởng không nhỏ đến việc quản lý traffic flow tại sự kiện, cụ thể ở những nơi ít có thói quen xếp hàng thì nhất thiết bạn phân công bảo vệ để ổn định trật tự và hướng dẫn họ vào hàng.

Bạn phải đảm bảo sự ổn định tại các vị trí có nguy cơ sẽ bị “dồn cục” như nơi làm thủ tục check-in hay gần sân khấu với nhiều nhân sự hơn những khu vực khác. Còn đối với những sự kiện có khuôn viên rộng thì bạn có thể kết hợp với các nhân sự và bảng hướng dẫn giúp khách mời định hướng được mình đang ở đâu và sẽ phải đi hướng nào để đến nơi mình cần đến.