4 ĐIỀU QUAN TRỌNG KHI VIẾT KỊCH BẢN SỰ KIỆN

Người tổ chức sự kiện không chỉ liên kết chương trình, liên hệ các công ty cần thiết, mà còn phải biết liên hệ tất cả khách hàng, khách mời,… để biết thông tin chính xác và phải biết gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối. Tổ chức sự kiện là công việc góp phần đánh bóng thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua tổ chức sự kiện. Là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi, giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp. Những sai lầm mà người tổ chức sự kiện hay mắc phải trong quá trình dàn dựng và tổ chức.

Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây ra những cảnh trớ trêu. Thông thường , bên làm chương trình sẽ gửi bài nói cho MC trước vài ngày để MC có thể đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng vì có quá nhiều việc phải làm nên quên, hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ , thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung một đằng, dẫn chương trình một nẻo. Vấn nạn “sao” cũng làm cho người tổ chức sự kiện cũng đau đầu nhức óc không kém. “Sao” thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc thường tự mình làm cao nên không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa cháy” chương trình. ở một chương trình thời trang theo phong cách hoài cổ , đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với chiếc áo dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa. Lúc tập không có vấn đề gì , do chưa phải mặc trang phục biểu diễn nhưng đến lúc biểu diễn, trong đội hình người mẫu lại có hai một đến vài người để kiểu tóc không đồng bộ, người thì để tóc duỗi, người thì tóc xõa rẽ ngôi giữa chỉ vì lý do búi tóc làm khuôn mặt các cô không hợp với trang phục diễn. Mặc cho đạo diễn giải thích rằng diễn thời trang cần phải làm toát lên được ý tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe, nếu không có phương án giải quyết có thể làm cho buổi biểu diễn có nguy cơ bị gián đoạn.

Mặc trong tay luôn có danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như những phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm của những người làm nghề tổ chức sự kiện. Quan trọng hơn hết không xem nhẹ bất cứ công việc nào hết, dù cho rất nhỏ như chọn bài hát  cho dạo đầu chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân,… Có việc tưởng chừng rất đơn giản như chuẩn bị kh và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ . Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm. 

Ở một chương trình được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sự kiện sẽ dự đoán những tình huống xấu có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao.