Hướng dẫn cách tổ chức chương trình giao lưu thành công

Tổ chức chương trình giao lưu đòi hỏi người làm sự kiện phải bỏ không ít công sức để đầu tư về ý tưởng và lên kế hoạch tổ chức thực hiện.Dù chương trình giao lưu của chúng ta được tổ chức có nội dung ra sao hay hình thức như thế nào đi chăng nữa thì vẫn phải đảm bảo những nội dung cơ bản như sau: ý tưởng, chủ đề và đối tượng tham gia. Ngoài các yếu tố trên, người làm sự kiện cần phải trả lời được 3 câu hỏi quan trọng:

  • Mục đích sự kiện được tổ chức là gì?
  • Chủ đề hay tên gọi nào phù hợp?
  • Đối tượng nào cần quan tâm?

Và một khi đã xác định được 3 yếu tố là ý tưởng, chủ đề và đối tượng thì công việc tiếp theo của người tổ chức sự kiện bao gồm:

Thứ nhất là chuẩn bị kịch bản chi tiết cho sự kiện. Cho dù quy mô của một chương trình sự kiện là lớn hay nhỏ thì người làm sự kiện vẫn phải lên kế hoạch kịch bản chi tiết cho chương trình, cụ thể đó là lịch trình, lời thoại dẫn cho MC, các công việc cụ thể cho từng bộ phận để phối hợp thực hiện vì mục tiêu chung.

Thứ hai là chọn MC-người dẫn cho chương trình. Mc phải nắm bắt thật chi tiết kịch bản của sự kiện và những nội dung cơ bản cần truyền đạt. Kịch bản của một sự kiện đòi hỏi MC phải tốn khá nhiều thời gian để nghiên cứu, xem xét và tìm hiểu. Sự kiện của chúng ta sẽ trở nên khô khan và nhàn chám khi MC chỉ có nhiệm vụ giới thiệu lại chương trình với kịch bản được chuẩn bị trước từ phía ban tổ chức.

Thứ ba là công tác lễ tân phục vụ sự kiện. Đây là một công đoạn vô cùng quan trọng của bất cứ sự kiện nào bởi cho dù kịch bản có được chuẩn bị tốt đến đâu nhưng chất lượng chương trình sẽ bị giảm sút nghiêm trọng nếu khâu lễ tân có sự sơ suất. Để giảm thiểu những thiếu sót ở khâu lễ tân, người làm công tác tổ chức sự kiện cần lưu ý một số điểm như: thư mời tham dự sự kiện, trang phục phục vụ chương trình, tiếp khách, đón khách, đồ ăn nước uống, tặng quà.

Và công việc tiếp theo là tổ chức chương trình sự kiện. Sau khi mà chúng ta đã chuẩn bị chu đáo cho sự kiện thì việc tổ chức sự kiện sẽ diễn ra thuận lợi hơn. Tuy nhiên, có không ít chương trình do thời gian chuẩn bị quá gấp, chương trình được chuẩn bị thiếu tính khoa học cũng như nhiều nguyên nhân khác làm cho sự kiện bị thất bại. Điều quan trọng khi tổ chức chương trình đó là phải có người chịu trách nhiệm phối hợp tất cả công việc để chương trình trở nên khoa học và đạt được hiệu quả cao.

Cuối cùng là sau khi tổ chức sự kiện, cần rút kinh nghiệm để các sự kiện sau này được diễn ra tốt hơn dựa trên việc xem xét, đánh giá lại kịch bản chương trình nói riêng cũng như mọi mặt của chương trình vừa mới tổ chức.

Công ty TCSK Kết Nối Việt chuyên cho thuê pg, trang phục pg,…